工作流程自動化：定義、重要性、工具以及如何使用它

每個企業或組織都有一個員工必須遵循的工作流程。 然而，有時這些任務可能非常耗時且容易出錯。

儘管現在的公司正在使用專案管理工具和Excel來處理多餘的任務，但這仍然是不夠的。 為了簡化這些繁瑣的任務，我們引進了工作流程自動化工具。

但工作流程自動化到底是什麼？它們如何幫助企業？ 在這篇部落格中，我們將了解它的定義、重要性以及您可以使用的頂級工具。 此外，我們還將討論一些用例。 那麼，讓我們開始吧。

什麼是工作流程自動化？

簡單來說，工作流程自動化被定義為自動執行重複任務以使工作流程更加順暢和更快的技術。 當您設定規則時，自動化軟體可以安排任務、發送電子郵件、啟動行銷活動等等，而無需任何定期監督。

此外，工作流程自動化是一種工作方式，可以提高工作效率、節省時間、減少錯誤並提高人們的工作效率。 讓我們透過範例更好地理解它。

工作流程自動化範例

以下是行銷機構工作流程自動化如何運作的範例。

假設您在一家行銷機構工作，並向客戶發送每日報告。 您可以使用工作流程平台建立一個設置，自動提取必要的詳細信息，將其格式化為報告並安排每天的郵件，而不是手動編譯來自多個來源的資料。

這不僅可以節省時間並減少錯誤，還可以確保您的客戶每天及時收到報告。 此外，工作流程軟體可以幫助您完成以下任務：

• 自動捕獲潛在客戶以識別潛在客戶
• 跨多個平台安排和發布社交媒體帖子
• 自動化內容創建任務
• 自動產生並發送績效報告
• 發送歡迎電子郵件並安排初次會議。
• 收集客戶回饋並發送後續溝通

工作流程自動化的 5 個最佳工具

現在您已經了解了自動化是什麼及其重要性，讓我們發現一些最好的工作流程自動化軟體範例。

• 點擊按鈕
• 吉拉
• 札皮爾
• 微軟電力自動化
• 吻流

1.點擊

ClickUp 是一款基於雲端的一體化專案管理工具，其中包括各種工作流程自動化功能。 它可以幫助您使用流程範本輕鬆建立和自動化日常任務。 它可以自動分配工作、提供評論、追蹤狀態等等。 ClickUp 也與 Slack、Dropbox、GitHub、Bugsnag 等其他工具整合。

ClickUp的特點

• 無代碼客製
• 提供甘特圖、看板和工作流程庫
• 無縫的團隊協作和溝通
• 具有視覺效果的即時報告
• 時間和任務管理功能

Clickup 的定價：-

ClickUp 提供一個免費方案和三個付費方案。

• 免費：永久免費計劃，擁有 100mb 儲存空間和無限任務
• 無限制：起價 10 美元/月
• 商務：起價 19 美元/月
• 企業：根據要求提供

2.吉拉

Jira 是一個無程式碼自動化建構器，是非技術團隊簡化任務的理想解決方案。 它擅長專案和任務管理，使團隊能夠有效地分配、追蹤和創建任務。 該軟體還提供可自訂的工作流程，使企業能夠根據自己的需求進行修改。

Jira 工作流程自動化軟體的功能

• 自動分配和自動同步功能。
• 與您最喜歡的工具整合。
• 數百個自動化模板
• 用於組織任務的 Scrum 板。
• 報告和洞察儀表板。
• 拖放自動化建構器。

Jira 的定價：-

• 免費：免費使用計劃，最多可容納 10 位用戶和 2 Gb 儲存空間。
• 標準：起價 8.15 美元/月
• 高級版：起價為 16 美元/月
• 企業：根據要求提供

3.扎皮爾

就像 Jira 一樣，Zapier 也是一款無程式碼拖放流程製作軟體。 您可以自動化一切 - 從簡單的任務到複雜的工作流程。 此外，Zapier 的與眾不同之處在於它可以與 5,000 多個不同的應用程式連接。 無論您使用 Gmail、Slack、Trello 或 Stripe，Zapier 都可以協助您自動執行所有業務流程的任務。

札皮爾的特點

• 多步驟 Zap 來自動執行任務
• 根據邏輯建立具有不同操作的路徑
• 用於尋找某些任務和條件的過濾選項
• 安排您的工作流程
• 將貨幣、日期、文字等轉換為您想要的格式
• 使用 webhook 接收和發送數據

札皮爾定價

Zapier 提供五種類型的計劃：-

• 免費：免費使用計劃，每月 100 項任務
• 入門版：起價為 20 美元/月（約）
• 專業版：起價為 49 美元/月（約）
• 團隊：起價為 70 美元/月（約）
• 公司：可依要求提供

4.微軟Power自動化

Microsoft Power Automate 是著名的業務流程自動化工具之一，可協助使用者自動執行不同應用和服務之間的任務。 它可以透過人工智慧以及數位和機器人流程自動化來自動化桌面應用程式和網站。 您可以使用 Power Automate 同步、收集資料、接收通知以及自動執行電子郵件或批准請求。

Microsoft Power Automate 的功能

• AI處理與生成
• 桌面自動化
• 任務和流程挖掘
• 報告和分析
• 數據驅動的業務自動化

Microsoft 強大的自動化定價功能

Microsoft power Automation 提供 3 種類型的方案：-

• 免費：可免費使用高級功能 30 天
• Power Automate Premium：起價 12 美元/月
• Power Automate 流程：起價 123 美元/月

5.吻流

Kissflow 是最好的工作流程管理軟體之一，可讓您自動化流程並使用低程式碼和無程式碼方法建立應用程式。 它可用於行銷自動化、專案管理和工作流程管理。 它為您提供具有易於使用的介面的分析儀表板。 您可以檢查包含基本指標的簡單報告，以了解自動化系統的運作情況，也可以建立自訂報告。

Kissflow的特點

• 跨職能合作
• 儀表板整潔有序
• 安全和存取控制
• API集成
• 客製化和定義工作流程

Kissflow 定價

Kissflow 提供兩種計劃：

• 基本：起價為 1500 美元/月
• 企業：根據要求提供

工作流程自動化工具比較表

工作流程自動化的重要性以及為什麼您應該選擇它？

工作流程自動化工具已成為各種規模企業的必備軟體。 事實上，Zapier 最近的一項研究表明，超過 66% 的中小企業依靠自動化工具來提高業務效率。

這些工具可協助企業處理繁瑣的任務、減少人為錯誤、提高生產力等。 以下是工作流程自動化如此重要以及您應該考慮它的一些原因。

提高效率和生產力

如果日常業務運作實現自動化，您的員工就不再需要將時間浪費在重複的活動或任務上。 這將有助於組織簡化工作流程、管理時間、提高員工的績效和生產力。

減少錯誤並提高準確性

人類很容易出錯，在手動工作時自然會遇到問題，尤其是處理大量資料時。 透過工作流程自動化，人為接觸點將會減少，錯誤範圍也會最小化，這可以幫助企業減少錯誤並提高準確性。

加強協作與溝通

當您在遠端環境中工作時，您可能會處理大量電子郵件和訊息，這可能會讓人不知所措。 但工作流程自動化可以透過追蹤您的互動並整齊地組織它們來提供幫助。

自動化工具可以根據您公司的工作流程進行客製化，使其以目標為導向。 這意味著公司中的每個人都可以共同努力，以實現更好的協作和溝通。

成本節約和資源優化

工作流程自動化可以透過降低人力成本、提高效率來節省成本。 例如，自動化日常任務可以讓員工騰出時間專注於更重要的任務，從而減少對額外員工或加班費的需求。

可擴展性和對不斷變化的需求的適應性

自動化工作流程自然具有可擴展性和適應性。 隨著業務的發展和發展，工作流程自動化可以輕鬆處理數量或工作複雜性的任何變更。 這種可擴展性確保系統保持有效和高效，以滿足組織不斷變化的需求。

促進問責制

如果事情是手動完成的，通常沒有記錄，管理者在追蹤它們時可能會遇到困難。 用於工作流程管理的自動化工具可讓您建立任務、將其指派給員工並設定優先順序。 這有助於識別每個員工的角色並使一切變得清晰。

如何將工作流程自動化？

您可以透過識別重複任務、分析工作流程步驟、測試自動化和監控結果來實現工作流程自動化。 以下是有關如何實施工作流程自動化的逐步指南：

識別重複性任務和工作流程

實施工作流程自動化的第一步是識別重複的任務和工作流程。 檢查哪些任務適合自動化，也就是那些重複的手動任務。 此外，請考慮更容易出現人為錯誤的任務。

分析工作流程步驟並確定觸發器和操作

一旦您發現了自動化的任務，請將工作流程分解為詳細的步驟，以便清楚了解流程。 然後確定可以啟動工作流程中任何特定操作的觸發器。 例如，如果您正在自動化招募流程，一旦有人申請工作或發送履歷，工作流程自動化就會觸發。

選擇適當的工具並設定自動化規則

根據您的業務需求和任務的複雜性選擇最佳的工作流程自動化軟體。 檢查所選工具中的所有自動化規則並相應地對應您的觸發器。

測試和完善自動化流程以獲得最佳效能

現在對您選擇的軟體中的自動化工作流程進行徹底的測試。 識別並解決測試階段的任何問題、錯誤或低效率。 此外，收集參與工作流程的使用者的回饋，以完善和改進自動化。

監控和測量結果

成功測試工作流程後，監視和衡量結果以追蹤進度並確定需要改進的領域。 定期分析結果並確定需要改進的領域。

工作流程自動化的用例

工作流程自動化軟體主要用於IT產業的軟體開發。 以下是工作流程自動化的一些用例：

銷售和行銷

• 發票交付
• 領先一代
• 社群媒體發布
• 電子郵件行銷
• 客戶引導和跟進

銀行業

• 報告生成
• KYC（了解您的客戶）
• 信用卡申請
• 貸款處理
• 開設和關閉帳戶

人力資源

• 自動化入職流程
• 苯丙胺類興奮劑
• 薪資處理
• 績效評估

合法的

• 案件追蹤
• 新病例接收量
• 文件
• 報告歸檔
• 計費

衛生保健

• 病人入院及出院
• 預約安排
• 自動計費
• 患者報告

結論

最後，具有規則和邏輯的自動化是讓您的工作變得更輕鬆的好方法。 它有助於組織和自訂您的任務並減少錯誤。 工作流程自動化也使事情變得更加可靠，幫助您快速輕鬆地完成任務，使員工更加負責，節省資金，減少錯誤等等。

每個組織都有自己的根據需要簡化任務的方法。 但工作流程軟體是每個組織都應該考慮的。

隨著您的組織變得越來越大，您將有更多的事情要做。 自動化可以幫助解決這個問題。 因此，如果您希望透過更有效率的團隊獲得更好的結果，工作流程自動化是您的最佳選擇。

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