Zoho Sign 的完整概述
已發表: 2021-09-10
在一個一切都變得越來越數字化的世界裡，我們的生活已經開始越來越依賴於數字化的方法。 想一想一個工具，它可以讓企業快速完成交易，並讓簽名過程在雲中完成，沒有任何麻煩。 一款讓組織員工擺脫掃描、打印和傳真文件帶來的所有後顧之憂的軟件。 聽起來天衣無縫，對吧？
好吧， Zoho Sign的電子簽名軟件正是這樣做的。 它基本上帶來了可以隨時隨地在任何設備上進行的合同簽署。 Zoho Sign 的實施對於任何規模的組織都非常重要，無論是在房地產、醫療保健、建築、製造還是更多領域。 它方便，可訪問且用戶友好。
此外，隨著 COVID-19 的廣泛使用，越來越多的人轉向在家工作，一切都變得完全無紙化，Zoho Sign 的實施變得比以往任何時候都更加重要。
在本博客中，我們將提供 Zoho Sign 的完整概述。 但是，我們將首先詳細了解Zoho Sign 是什麼。
什麼是 Zoho Sign？
Zoho Sign 是一種數字簽名工具，旨在讓企業在幾分鐘內完成交易，同時在雲中無縫完成簽名過程。 這項服務通過允許用戶及其客戶進行數字簽名和驗證具有法律約束力的文件，消除了運輸和掃描紙質文件所消耗的所有額外壓力、時間和金錢。
Zoho Sign 的使用有助於優化隨時隨地從任何位置和任何設備簽署合同的過程。 這是為了保持交易順利進行，這要歸功於該應用程序與各種 Zoho 應用程序和其他第三方應用程序（如 OneDrive、DropBox、Google Drive 等）的集成。 這使得 Zoho Sign 成為房地產、製造、醫療保健和建築等多個行業的中小企業和大型企業的寶貴解決方案。
使用Zoho Sign 登錄，可以體驗到文檔隱私和機密性的安全級別。 它使用審計跟踪、訪問代碼和多因素驗證來保護文檔。 此外，它還保證在 Zoho Sign 應用程序中以數字方式簽署的文件具有與手寫簽名類似的法律處理。
Zoho Sign 的使用支持 pdf、doc、docx、txt、jpeg、png 等多種文件。除此之外，它還可以在各種流行的網絡瀏覽器中使用，例如 Google Chrome、Mozilla Firefox 等。這使得Zoho Sign 為所有用戶提供了一個舒適且易於訪問的解決方案。 必須記住的是，無需帳戶即可簽署文件。 只需要一封包含唯一鏈接的電子郵件，收件人即可訪問和簽署文檔。
Zoho Sign – 簽署、發送和管理文檔
Zoho Sign 提供了一種快速簽署、發送和管理文檔的方法。 您可以通過以下提到的步驟了解對具有法律約束力的文檔進行數字簽名、發送和管理是多麼容易。
發送文件
通過使用 Zoho Sign，您可以在眨眼之間將文檔發送給收件人。 請按照以下步驟發送文檔。
- 上傳：繼續從您設備的本地驅動器上傳文檔，或從您首選的雲存儲服務導入它們。
- 添加收件人：現在添加收件人、定義角色並設置文檔的簽名順序。
- 發送：最後，為每個簽名者放置表單字段並按下發送按鈕。
簽署文件
Zoho Sign 等數字簽名工具的實施使用戶能夠輕鬆地簽署文檔。 按照下面提到的步驟從您想要的任何地方簽署文件。
- 打開鏈接：您可以通過單擊發送到您的電子郵件的鏈接開始簽名過程。
- 輸入驗證碼：在強制執行時輸入驗證碼並開始簽名過程。
- 填寫字段值：填寫所有字段以完整有效地結束簽名過程。
管理文件
使用 Zoho Sign，您可以無縫管理文檔。 請按照以下提到的步驟管理文檔。
- 驗證文檔狀態：首先，在執行時檢查文檔狀態並根據狀態快速採取行動。
- 完成審計跟踪：您可以獲得對文檔執行的所有操作的完整歷史記錄以及完成文檔的完成證明。
- 自定義模板：開始創建可自定義模板的過程，並在需要時隨時使用它們。
Zoho Sign 的好處
對於所有需要處理在線簽署具有法律約束力的文件和合同的企業來說，Zoho Sign 實際上是一個非常方便和可靠的解決方案。 它嵌入了各種好處，極大地幫助簡化了電子簽名流程。 Zoho Sign 的一些好處包括：
1. 定制的文件簽名流程
Zoho Sign 允許您簽署和發送不同類型的文件，包括提案、公司規則和政策、獨立合同、保密協議、租賃協議、採購訂單等。有了這個，應用程序提供了幫助定製或根據不同的需求量身定制發送的官方文件。
一個人可以創建一次個性化模板並將其保存以供將來重複使用。 此外，文件還可以使用電子郵件和公司徽標進行品牌化，以整合品牌形象。 為了節省時間，您可以一次發送多個文檔，同時讓它們全部簽名。
此外，Zoho Sign 還允許設置文檔的到期日期。 它會在截止日期臨近時發送通知，以確保機密文件既不會被忽視也不會被遺忘。
2. 跟踪官方文件
Zoho Sign 等電子簽名軟件的實施通過確保一個人對官方文檔具有完整的訪問權、概覽和控制權，有助於掌握文檔的最新信息。 為確保您與個人或不同的收件人保持完全一致，您還可以在任何官方文檔上留言或使用應用程序的私人和群組消息進行交流。
每當收件人與官方文檔交互時，都會通知發件人。 包括查看、簽名和完成簽名過程在內的所有操作都將為簽名者所知。 由於確保文檔在任何意義上都不會被忽略非常重要，因此當需要簽署文檔時，還會隨時向收件人發送通知作為提醒。
3. 安全合法的文件
創建 Zoho Sign數字簽名工具的基礎實際上是基於確保數字簽名安全和合法合規性的公鑰密碼學。 該工具在文檔的加密和保護中使用了高安全性，因為它基於公鑰基礎設施。
Zoho Sign 採用 AES-256 加密和傳輸方式進行保護； SSL 加密還可以保護您的文件。 此外，它帶有基於角色的訪問權限，有助於設置權限和定義用戶角色。 這提供了對誰被授予或拒絕訪問文檔的巨大控制。
本質上，身份驗證過程非常先進，它會直接向簽名者發送一封電子郵件，以確保正確的收件人或收件人已收到文檔。 它帶有審計跟踪，有助於監控文檔的簽名過程和更改。
4. 優化簽名工作流程
在Zoho 實施合作夥伴採用 Zoho Sign的協助下，企業可以簡化手動流程，幫助節省時間和錯誤。 例如，該軟件允許您為文檔添加多個收件人，同時加快響應時間。
當您在發送文件時需要遵循簽名順序時，可以為收件人設置簽名順序。 借助文檔查看器，您可以在發送文檔之前輕鬆檢查文檔。
預覽過程使您能夠添加收件人和電子郵件。 除此之外，您還可以選擇打印文檔然後下載。 基本上，與文檔交互的過程可以讓您跳轉到特定頁面並藉助拖放選項在字段中移動。
5. 遠程協作
Zoho Sign 的使用以不同功能的形式提供遠程協作。 發件人可以添加公共或私人註釋，詳細說明文檔信息並減少來回發送文檔以增加清晰度。
您還可以設置及時提醒，幫助跟踪文檔狀態並發送提醒，以便及時加快簽署過程。 此外，如果發件人在文件中犯了錯誤或將文件發送給錯誤的人，則無需擔心，因為可以簡單地撤回文件並取消簽名過程。
從本質上講，有完全的控制使發件人能夠按照他們的意願批准、拒絕或拒絕文檔。 Zoho Sign 的實施使得響應人可能需要的響應變得非常簡單。
結論
Zoho Sign 基本上是組織完成無紙化簽名過程所需的一切。 人們可以隨時隨地簽署、發送和管理文檔。
如果您經營一家企業，那麼您可以通過與 Encaptechno 等專業的Zoho 實施合作夥伴合作，輕鬆完成交易、發送、簽署和管理文檔的過程。 立即實施卓越的 Zoho Sign，以確保輕鬆、安全且合法地簽署文件。
