Zoho Workdrive 3.0 – 您需要知道的一切

已發表: 2022-08-18

世界各地的公司和專業人士已經開始接受混合工作模式。這就是許多業務流程已經轉移到互聯網上的原因。可以快速訪問增強業務的工具，並且將與分佈式團隊協作作為首要任務也很容易。

因此，Zoho 推出了最新版本的 Zoho WorkDrive，它有助於從任何位置訪問文件並與團隊協作。它是一個在線文件管理系統，可幫助用戶充分利用各種功能，以提高團隊對目標的關注度並提高工作效率。

Zoho 意識到，在過渡、數據可訪問性和內容協作的過程中，許多組織都面臨著一些在線文件存儲挑戰。因此，引入了 Zoho WorkDrive 3.0，用於隨時隨地訪問、協作和優化數據。

在本博客中，我們將全面詳細了解 Zoho WorkDrive 3.0。

構建 WorkDrive API

WorkDrive 3.0 與業務應用程序輕鬆集成，還簡化了整個公司的數據流。它是一個基於雲的文件協作系統，可以輕鬆與其他應用程序或第三方工具集成。它具有以下提到的功能。

1.優化團隊文件夾

團隊文件夾就像一個虛擬工作空間，可以在其中創建、共享甚至協作處理文件。借助 Zoho WorkDrive 3.0，現在可以通過一些新的增強功能幫助您的團隊有效地訪問和處理文檔。

固定文件夾：在公司中創建的團隊文件夾的總數可能是一個重要的數字。使用這些文件夾，在需要時查找數據可能非常具有挑戰性。
如果您正在與客戶通話，但找不到包含該客戶項目詳細信息的文件夾，則可能存在問題。固定功能允許用戶通過將團隊文件夾固定在列表頂部來定位它們。

更好的界面：Zoho WorkDrive 3.0 是一個內容協作平台，帶有團隊文件夾的詳細視圖，以便您可以在正確的時間找到正確的數據。您可以找到已固定的團隊文件夾以及您應該加入的團隊文件夾。
在此更新中，還添加了一項功能，可幫助確定哪些團隊文件夾必須顯示在左側面板上。此外，還可以顯示所有團隊文件夾，僅顯示已固定的文件夾，有時不顯示。

複製團隊文件夾：為一個團隊或固定用途創建的共享空間稱為團隊文件夾。想像一家醫院應該與不同的護士或醫生共享相同的患者護理計劃。
Zoho 的新功能使用戶能夠複製完整的團隊文件夾，以便與不同的成員集共享和協作。

2.更好的內容可見性

上下滾動查找正確的文檔已成為過去。 Zoho WorkDrive 3.0 有助於使用 WorkDrive 的緊湊視圖模式查看文件夾中的更多項目。
WorkDrive 3.0 帶來了改進的內容可見性，團隊成員可以輕鬆檢查文件夾的內容並做筆記。

3.隨時隨地工作

在當今世界，大多數移動設備已經變成了辦公設備的延伸。 Zoho WorkDrive 3.0 帶來了最新的移動應用程序增強功能。其中一些在下面提到。

訪問文件夾：允許每個文件進行離線訪問的整個過程可能非常耗時。 Zoho WorkDrive 3.0 允許您離線使用完整的文件夾，以便隨時隨地訪問工作文件。即使沒有有效的互聯網連接。
提高創造力：無論您是在製定設計計劃還是在製作角色，都可以使用 Scribble 創建並上傳到 WorkDrive。您可以使用鉛筆、素描、調色板和橡皮將您的想法變為現實。
小部件：如果您厭倦了每次登錄移動應用程序來查找文件或上傳文檔，那麼小部件可用於直接從主屏幕上傳圖像和搜索 WorkDrive。

4.適用於 Mac 的 WorkDrive Genie（測試版）

自從 WorkDrive 更新發布以來，已經收到了很多更新請求。 Zoho 在新的 Zoho WorkDrive 3.0 中引入了新的適用於 Mac 的 WorkDrive Genie（測試版）。
Windows 和 Mac 用戶可以使用桌面上的兼容應用程序輕鬆編輯存儲在 WorkDrive 中的文件。

5.標準化文件格式

從法律文檔到客戶日誌和員工記錄，這些模板有助於創建具有一致文檔設置的文件。 Zoho WorkDrive 3.0 的新版本具有兩個主要增強功能。

對模板進行分類：當今世界上的大多數企業都需要出於多種目的使用模板。這通常會使僅在一個地方查找甚至管理文檔變得困難。
新版本帶有類別。通過創建類別，可以輕鬆地以您想要的任何方式對模板進行分組。

搜索模板：尋找新模板不再是一項具有挑戰性的任務。可以使用內置的搜索欄找到所需的模板。您所要做的就是知道內容中的姓名、作者和關鍵字，以便您可以直接從該欄進行搜索。
在新的增強功能中，您可以使用全局搜索從圖庫中查找模板，而無需進一步手動查看模板。

6.預覽增強

Zoho WorkDrive 3.0 的新版本允許您預覽 PDF 甚至各種尺寸的圖像。
預覽增強的新功能有助於輕鬆放大和縮小，重置縮放以適應窗口大小，並跳轉到任何頁面。

7.數據完整性

數據模板的目的是在團隊級別對大多數文件進行分類和組織。隨著 Zoho WorkDrive 3.0 引入的基於雲的文件協作系統的新更新，可以幫助用戶自動關聯數據模板。
此外，還可以自動將自定義屬性添加到每個文件或文件夾。這是大多數用戶可以查找並立即找到所需文件的方式。

8.管理收集的文件

Zoho WorkDrive 幫助接收來自內部和外部用戶的文檔。它具有用於管理收集過程的改進功能。

分類文件：將所有文件存儲在一個地方，這使得在正確的時間訪問正確的數據變得具有挑戰性。 Zoho WorkDrive 3.0 的新版本允許用戶根據他們的姓名、電話號碼和電子郵件地址為每個用戶創建一個文件夾。
收集報告：必須安全地接收文件，但了解提交的詳細信息很重要。這些集合可能需要一些時間並且是特定於用戶的。您可以通過創建收集報告來獲取提交文件的每個人的詳細日誌以及提交時間。

9. PDF 和圖像註釋

註釋稱為註釋，添加到文本或圖表以提供附加信息。新版 Zoho WorkDrive 3.0 帶有 PDF 和圖像註釋功能。

PDF 註釋：PDF 在組織中被大量使用，而且很多時候，您甚至可能希望與客戶或團隊成員一起處理投資組合。通過使用 Zoho WorkDrive 3.0，您可以輕鬆使用註釋並與團隊協作。大多數用戶還可以轉到頁面並向頁面上的文本或區域添加評論。
圖片註釋：假設您一直在與您的設計師一起製作創意，並且您希望在他們發送設計時提供建議。通過使用圖像註釋，您可以輕鬆地在圖像的任何特定部分添加評論，並與您的設計師一起工作。

10.改進的視頻體驗

大多數組織都可以使用這些視頻來提高影響力、參與度，甚至是銷售額。 Zoho 了解視頻的重要性，並帶來了三個主要功能。

視頻註釋：假設團隊正在製作營銷視頻，並且必須將其發送給產品團隊進行審核。將視頻發送給產品團隊後，他們會記下必須更改的幀，並將其傳達給前方的營銷團隊。
使用視頻註釋，團隊可以轉到任何幀並添加帶有時間戳的評論。這就是團隊可以直接分享他們的期望的方式，營銷團隊將能夠有效地處理視頻。

視頻封面圖片：Zoho WorkDrive 3.0 通過使用 WorkDrive 的封面圖片選項為視頻增加了更多的可見性和價值。您還可以選擇更改默認系統生成的封面圖像。
WorkDrive 附帶一個選項，可將默認圖像更改為自定義封面圖像，同時僅顯示視頻中的內容。新更新的圖像現在可以顯示在所有預覽、嵌入視圖中，並作為列表中的縮略圖。

視頻章節：大多數視頻都很無聊。這就是為什麼 Zoho WorkDrive 3.0 帶有用於在各個部分之間輕鬆導航的章節的原因。
視頻章節還有助於將視頻分成多個部分，以便您可以查看視頻中涵蓋的內容並跳轉到您感興趣的主題。

11.更好的安全性

共享允許大多數公司將重要文件發送給客戶、業務合作夥伴和利益相關者。這是一項新功能，具有兩項增強功能，可讓外部鏈接更加安全。

密碼：組織與其業務合作夥伴共享敏感文件，因此，安全地共享內容很重要，因為它可能會離開公司。
Zoho WorkDrive 有助於強制所有用戶在創建外部共享鏈接時設置密碼。如果需要，它還有助於設置強密碼策略，同時使鏈接更加安全。

有效期：有時許多公司必須分享官方協議、法律聲明和錄取通知書。 Zoho WorkDrive 3.0 附帶一項增強功能，允許用戶為外部共享鏈接和下載鏈接設置默認過期期限，以限制任何不需要的訪問。
也可以自動應用默認有效期。此外，如果需要，用戶可以選擇手動更改甚至禁用到期日期。

12.通知模式

最後，Zoho WorkDrive 3.0 還幫助用戶決定通知模式，以便在更新任務和團隊項目的同時輕鬆了解公司文件發生了什麼。
Zoho WorkDrive 可幫助您選擇所需的通知列表以及接收通知所需的介質類型。

結論

在選擇 WorkDrive 時，無需擔心傳輸公司數據。使用 Zoho WorkDrive 3.0，您可以輕鬆地從桌面或其他雲服務移動文件。

需要記住的重要一點是，所有企業都基於數據運行，無論他們所處的行業如何。主要目標是為用戶提供一個高效的數據管理工具，用於共享、存儲和協同處理文檔。

因此，Zoho WorkDrive 增強功能每年都會發布以改進在線文件管理。在接下來的時間裡，所有用戶都可以熱切期待來自 Zoho 的激動人心的新更新，其中包含許多新功能。